Оставлять комментарии или настраивать доступ к документу — только базовые инструменты гугл-документов. Мы изучили функции текстового редактора и в статье расскажем о 25 полезных фишках, которые упростят вашу копирайтерскую жизнь.

Пройдите бесплатный курс
по копирайтингу от «Сделаем»

Забрать курс

1. Найти слово в документе

Чтобы найти нужный фрагмент или слово, примените автоматический поиск. Для этого введите комбинацию клавиш Ctrl+F на Windows или Cmd+F на MacOS. В правом верхнем углу появится окошко — в нем наберите слово, и затем оно подсветится зеленым цветом во всем документе. Вы также увидите, сколько раз слово встречается в тексте: так, например, удобно расставлять ключевые слова для SEO-оптимизации.

2. Убрать разрыв страниц

Когда в тексте таблицы, изображения, списки не укладываются на одной странице, не нужно их уменьшать, перемещать или отбивать пробелом. Выберите на панели управления «Формат» → «Не разбивать на страницы». Готово, теперь ваш текст выглядит симпатичнее и его приятнее сдавать клиенту.

3. Просмотреть изменения и восстановить удаленный фрагмент

Откройте историю версий, чтобы увидеть все изменения в тексте. Для этого нажмите на стрелочку с часами на верхней панели документа. Так можно узнать, кто редактировал документ и когда. Если понадобится прошлая версия — нажмите кнопку «Восстановить эту версию». Если нужен только фрагмент — скопируйте его, вставьте в последнюю версию документа и отредактируйте форматирование.

4. Скачать все изображения в одну папку

Если вы не помните, откуда брали изображения для статьи, не нужно вновь копаться в интернете, переписках и папках. Скачайте все изображения из гугл-документа в одну папку сразу: «Файл» → «Скачать» → «Веб‑страница».

На компьютере сохранится ZIP-архив. Внутри него будет HTML-файл с текстом документа и отдельная папка с пронумерованными картинками, которую можно отправлять клиенту для верстки. 

5. Сделать шаблон стиля по умолчанию

В гугл-документах стили настроены по умолчанию: например, основной текст — шрифт Arial, размер 11, подзаголовок второго уровня — Arial,16. Вы можете изменить шрифты, размеры заголовков и подзаголовков, как вам нравится и настроить их по умолчанию: все новые документы будут в таком же стиле.

Например, для заголовка 2 выберите шрифт Monserrat, размер — 24. Затем в разделе «Стили» нажмите «Обновить Заголовок 2 в соответствии с выделенным фрагментом». Чтобы в таком стиле автоматически создавались все документы, нажмите «Стили» → «Настройки» → «Сохранить как стили по умолчанию».

Кстати, в этом посте Паша Молянов поделился шаблоном, которым мы пользуемся в Сделаем. Забирайте себе 😉

6. Создать содержание текста 

Чтобы не копаться в лонгридах, инструкциях и редполитиках, добавляйте содержание текста. Его можно сделать автоматически. Выбираем «Вставка» → «Оглавление». 

Чтобы пользоваться этой функцией, нужно применять разметку стилями — проставлять заголовки 1, 2, 3. Если набирать заголовки обычным текстом, а потом вручную делать их жирными и увеличивать размер, то работать не будет.

7. Сделать ссылку на фрагмент текста

Бывает, что нужно показать клиенту один отрывок из файла. Чтобы клиент не листал статью на 20 000 знаков в поисках нужного абзаца, вы можете создать ссылку на определенный фрагмент текста. 

Для этого выберите «Вставка» → «Закладка» → «Ссылка». Вместе с закладкой появится небольшая панель управления — нажмите на значок «Копировать ссылку» и отправьте ее адресату.

8. Посмотреть количество знаков

Чтобы узнать, сколько в тексте слов, знаков и знаков без пробелов, перейдите в «Инструменты» → «Статистика». Появится окошко, где можно выбрать функцию «Показывать количество слов при вводе текста». 

А если в открывшемся меню поставить галочку напротив «Показывать количество слов при вводе текста», то в левом нижнем углу экрана вы сможете следить за количеством знаков прямо в процессе работы.

9. Скопировать весь текст сразу

Весь текст можно скопировать с помощью двух кликов: «Правка» → «Выбрать все». Или воспользуйтесь комбинацией Ctrl+A на Windows и Cmd+A на MacOS.

10. Отправить документ, чтобы его скопировали

Иногда нужно отправить ссылку не на оригинальный документ, а на его копию — например, когда делаете шаблон какого-нибудь документа. В этом случае часто пишут: «Перейдите по ссылке, потом нажмите Файл → Сделать копию». Но все равно будут те, кто не разберется и будет запрашивать доступы, а вам на почту постоянно будут приходить об этом уведомления.

Можно сделать так, чтобы при переходе по ссылке на документ человеку сразу предлагали сделать копию. Для этого добавьте к ссылке на гугл-документ приписку «/copy».

Обычная ссылка выглядит так: https://docs.google.com/document/d/1PghfV1icG4Y0CPAVq2OIxDNHoKhTyv8TyEAalaUjNq0

А ссылка на копирование — так: https://docs.google.com/document/d/1PghfV1icG4Y0CPAVq2OIxDNHoKhTyv8TyEAalaUjNq0/copy

Если в ссылке на документ уже есть какая-то приписка — например, «/edit» — просто удалите ее и добавьте /copy

Тогда после перехода по ней пользователь сможет сразу нажать кнопку «Сделать копию» и продолжит работу самостоятельно, не трогая ваш файл. 

11. Отправить файл, не открывая почту

Чтобы отправить документ сразу по почте, нажмите «Файл» → «Электронная почта» → «Отправить файл». Появится окошко, в котором вы выберите, кому отправить документ, тему, текст сообщения и тип файла: PDF, Word и так далее.

12. Использовать шаблоны таблиц

В гугл-документах есть несколько шаблонов таблиц, которые можно отредактировать под себя: 

• «План выпуска продукта» — для просмотра всех проектов;
• «Отслеживание проверок» — для контроля подрядчиков;
• «Объекты проекта» — для ведения проекта;
• «Отслеживание запуска контента» — для составления контент-плана.

Чтобы воспользоваться шаблонами, выберите «Вставка» → «Таблица» → «Шаблоны таблиц».

13. Очистить форматирование

Когда вставляете в документ текст из других источников — вместе с текстом копируется форматирование. В итоге, документ выглядит как лоскутное одеяло: разные шрифты, размеры, иногда даже цвета.

Есть два способа от этоо избавиться:

• изначально вставлять текст с помощью комбинации Ctrl+Shift+V на Windows и Cmd+Shift+V на MacOS — тогда текст появится в том шрифте и его размере, которое у вас в документе;
• выбрать на панели управления кнопку с тремя точками как на скриншоте ниже → значок перечеркнутой Т → оформление текста станет таким же, как в документе. 

14. Сравнить два документа

Представим, вы работаете в одном документе, потом отдаете его на проверку корректору. Он создает свою копию, которая пойдет на верстку. Чтобы его правки перенести в первый документ, необязательно вручную менять каждый символ. Вместо этого откройте нужный документ, нажмите «Инструменты» → «Сравнить документы». Так вы увидите все фрагменты, которые отличаются в двух файлах.

15. Использовать голосовой набор текста для записей созвонов

Записать созвон можно сразу в виде текста: включите функцию голосового набора. Для этого перейдите в «Инструменты» → «Голосовой ввод». Затем дайте доступ к микрофону. Готово — теперь всё, что вы говорите, запишется в документ: интервью с экспертом можно проводить без блокнота и ручки. 

16. Перевести текст на любой язык

Чтобы перевести текст, не нужно переходить в гугл-переводчик — он уже встроен в документы. Нажмите «Инструменты» → «Перевести документ». У вас на «Диске» появится новый файл с переводом.

17. Отключить уведомления об изменениях

Если над вашим файлом работает несколько человек, то о каждом изменении будет приходить уведомление на почту. Чтобы не отвлекаться каждые 5 минут на споры маркетологов с дизайнерами в комментариях, настройте уведомления. Зайдите в «Инструменты» → «Настройки уведомлений» и выберите, какие пуши хотите получать: все, только те, что касаются вас, или вообще никакие.

18. Настроить автозамену символов

Бывают символы, которые не так просто ввести стандартными методами: например, кавычки-елочки «» или значок евро €. Чтобы не учить комбинации вроде alt+1234 и не копировать нужные значки из других документов, можно настроить автозамену.

Зайдите в раздел «Инструменты» → «Настройки». В новом окошке выберите вкладку «Замены» и пропишите нужные знаки. Теперь при вводе “таких кавычек” они будут автоматически заменяться на «нужные», а при вводе слова «евро» будет подставляться значок €.

19. Создать личный словарь

Диджитал, ресерч, эйчар, апдейт, мит, дэй-офф — заимствованные слова часто подчеркиваются в гугл-документах красным цветом, а это нервирует. Чтобы не проверять каждый раз написание слов, добавьте их в личный словарь. Для этого нажмите на подчеркнутое слово → на значок с тремя точками → «Другие параметры» → «Добавить слово в пользовательский словарь». 

20. Проверить текст с помощью «Главреда»

Проверить текст на соответствие инфостилю можно сразу в гугл-документе с расширением «Главред». Скачайте его, затем перейдите в нужный документ. Нажмите на значок в виде пазла «Расширения» в правом верхнем углу браузера и выберите «Главред». Появится окошко — в него вставьте скопированный текст и ожидайте оценку. Готово — теперь можете избавлять текст от мусорных выражений.

21. Увеличить количество шрифтов

Чтобы пользоваться не только стандартными шрифтами, скачайте расширение Extensis Fonts. Оно откроет доступ ко всей коллекции шрифтов от Google — их более 900. Перейдите в раздел «Расширения» → «Extensis Fonts» → «Start». Справа появится окошко: затем выделите текст и выберите нужный шрифт. Кстати, это расширение можно использовать в гугл-презентациях.

22. Проверить текст на ошибки

Grammar and Spell Checker проверит текст на орфографические, грамматические ошибки, повторы. Скачайте плагин, в документе перейдите в «Расширения» → «Grammar and Spell Checker» → выберите: проверить весь текст или выделенный фрагмент. Справа появится окошко со словами, в которых были допущены ошибки.

23. Устранить повторы 

Когда долго работаешь над текстом, взгляд затуманивается и повторы в соседних предложениях не так очевидны. Скачайте плагин «Свежий взгляд» — он находит в документе тавтологии, плеоназмы, близко расположенные однокоренные слова.

В файле перейдите в «Расширения» → «Свежий взгляд» → «Проверить». Появится окно с инструментом справа: затем выделите фрагмент текста и нажмите на синюю кнопку «Проверить». Инструмент подсветит разными цветами пары слов, которые похожи на стилистические ошибки. 

24. Работать в ночном режиме

От работы за компьютером обычно болит всё — но можно пощадить глаза. Скачайте расширение Google Docs Dark Mode с тёмным режимом для гугл-документов. Затем нажмите на значок «Расширения» в правом верхнем углу браузера и выберите плагин. Чтобы быстро переключать режимы, закрепите расширение. Теперь справа на экране у вас появится значок солнца, который меняется на луну.

25. Увеличить количество инструментов форматирования

Если вам не хватает в гугл-документах инструментов для форматирования, установите Doc Tools. С этим дополнением можно быстро менять регистр букв, не переписывая текст, сортировать списки по алфавиту и преобразовывать числа в письменный формат. Чтобы использовать плагин в документе, нажмите «Расширения» → «Doc Tools» → «Start» и выберите нужную функцию.

Поздравляем! Вы дошли до конца, а значит, теперь знаете, как избавить себя от лишней ручной работы 🙂 

Советы для авторов
в уютном ТелеграмчикеСоветы авторам
в уютном Телеграме

Про тексты, контент-маркетинг, личную эффективность, переговоры с заказчиками и поиск проектов.

Не душно, но с душой.

Про тексты, контент-маркетинг, личную эффективность, переговоры с заказчиками
и поиск проектов.

Подписаться